Quali documenti preparare per ogni location di un evento

Parti dai documenti che valgono per lo spazio

In un evento con più location, ogni spazio ha informazioni che valgono per tutta la giornata: dotazione prevista, disposizione degli impianti e indicazioni utili alle squadre. Raccoglierle per location aiuta a distinguere ciò che è comune da ciò che riguarda un singolo artista o incontro.

Una scheda specifica del relatore appartiene all’appuntamento; la planimetria del teatro appartiene alla location. Questa distinzione rende più facile trovare il documento giusto e aggiornare il programma.

Otto categorie utili per organizzare i file

• Liste materiali: attrezzature previste per lo spazio, con descrizioni comprensibili e versione riconoscibile.
• Schemi unifilari dell’impianto elettrico: documentazione predisposta dai professionisti competenti, da rendere disponibile a chi ne ha bisogno. Il portale archivia i file; non ne verifica correttezza o conformità.
• Schemi Audio: collegamenti, ingressi, uscite e indicazioni dell’impianto audio.
• Schemi Video: sorgenti, destinazioni e collegamenti previsti per proiezione, monitor e rilanci.
• Schemi Luci: disposizione e riferimenti del progetto luci.
• Planimetrie e layout: rappresentazioni dello spazio utili a orientarsi tra palco, regia e aree operative.
• Rider tecnici: richieste pertinenti alla location; quando riguardano un solo appuntamento, collega il documento anche al contesto corretto.
• Altro: documenti utili che non rientrano nelle categorie precedenti, con nomi particolarmente chiari.

Dai ai file nomi riconoscibili

Un nome come “schema_finale_ultimo.pdf” non aiuta a capire a quale spazio si riferisce. Meglio una convenzione semplice, per esempio Modena_Teatro_SchemaAudio_2026-09-13.pdf.

Inserisci luogo, tipo di documento e data o revisione. Quando sostituisci una versione, verifica quale deve restare disponibile alla squadra. La presenza di due file quasi uguali può creare dubbi proprio nel momento in cui serve una risposta rapida.

Controlla anche che il documento sia leggibile sul telefono e non contenga pagine vuote, scansioni ruotate o elementi troppo piccoli per essere interpretati.

Come caricarli in CronoVent

1. Apri la location e scegli “Modifica location”.
2. Scorri alla sezione “Documenti location”.
3. Scegli la categoria dei nuovi file e seleziona i documenti.
4. Se necessario modifica la categoria dei singoli elementi o rimuovi quelli non pertinenti.
5. Premi “Salva location” per confermare.

Ogni file può pesare al massimo 4 MB. Puoi aggiungere fino a 8 MB di nuovi documenti per salvataggio e conservare fino a 50 documenti per location. Per altri caricamenti, salva prima quelli già selezionati.

Cosa vede la squadra

In “La mia location”, il pulsante “Documenti location” apre l’elenco raggruppato per categoria. Accanto a ogni file si trovano nome, dimensione e comando Scarica.

I documenti sono accessibili a chi può consultare quella location, anche con il solo accesso di consultazione dell’evento. Prima di caricarli, scegli quindi materiali adatti a essere condivisi con quel pubblico e controlla che non contengano recapiti o informazioni riservate non necessarie.

Sul telefono i nomi lunghi vanno a capo e il pulsante di download resta distinto. Per un controllo completo, apri la vista tecnico dopo aver salvato i documenti.

Una verifica prima della giornata operativa

• Ogni file è associato alla location corretta?
• La versione da usare è riconoscibile?
• Gli allegati specifici di un incontro si trovano nella sua scheda?
• La squadra conosce il link e sa dove aprire i documenti?
• I file si leggono e si scaricano dal dispositivo che verrà usato?

Per inserire questi documenti in un flusso operativo completo, leggi anche come preparare il cronoprogramma tecnico di un festival.