Come preparare il cronoprogramma tecnico di un festival

Che cos’è il cronoprogramma tecnico di un evento?

È il programma operativo che collega ogni attività a un giorno, un orario e una location, aggiungendo le informazioni necessarie a realizzarla. Il programma per il pubblico presenta incontri e spettacoli; quello tecnico comprende anche convocazioni, prove, soundcheck, montaggi e smontaggi.

Per ciascun appuntamento deve essere facile trovare le esigenze audio, video e luci, le note per i tecnici, i documenti e gli eventuali collegamenti con altre attività. Per questo conviene distinguere le informazioni della location da quelle del singolo incontro.

Come organizzare il cronoprogramma di un festival

1. Definisci giornate e location. Inserisci anche i giorni di allestimento. Usa nomi coerenti, come “MODENA | Teatro”, per distinguere gli spazi quando lavori su più città.
2. Inserisci gli appuntamenti. Titolo, categoria, luogo, data e ora di inizio sono il punto di partenza. Aggiungi l’orario di fine quando è noto: aiuta a leggere l’occupazione degli spazi.
3. Aggiungi il lavoro tecnico. Convocazioni e macro attività di montaggio e smontaggio hanno orari propri. Prove e soundcheck possono essere collegati all’appuntamento principale.
4. Completa le richieste operative. Specifica microfoni, proiezione, playback, luci, collegamenti remoti e necessità di registrazione. Scrivi indicazioni concrete e verificabili.
5. Segnala ciò che manca. Usa le segnalazioni da verificare per distinguere i dubbi dalle informazioni confermate. Quando risolvi un dubbio, aggiorna il campo pertinente e togli la segnalazione.
6. Controlla e condividi. Rileggi il programma per giornata e location, verifica gli accavallamenti e prova la vista tecnico prima di distribuire il link.

Due attività contemporanee non rappresentano necessariamente un problema. Verifica se richiedono le stesse persone o attrezzature: CronoVent rende leggibili le sovrapposizioni, mentre la valutazione delle risorse resta al responsabile.

Come coordinare il programma di una location con più sale

Una location non coincide sempre con una sola sala. In un palazzo, un centro congressi o un padiglione, più attività possono svolgersi contemporaneamente. Il programma tecnico deve distinguere ciò che riguarda una sala da ciò che coinvolge tutto lo spazio.

1. Definisci la struttura: crea la location principale e le sue sale, con nomi riconoscibili dalla squadra. Usa lo stesso nome nei documenti e nelle comunicazioni.
2. Inserisci le attività comuni: accesso dei mezzi, scarico o montaggio generale possono interessare l’intera location. Gli appuntamenti delle singole sale restano distinti.
3. Aggiungi i tempi tecnici: una conferenza alle 10 non significa che il lavoro inizi alle 10. Inserisci prove, soundcheck e preparazione necessaria, con i rispettivi responsabili.
4. Controlla le sovrapposizioni: due attività contemporanee non sono sempre un errore. Verifica però se richiedono la stessa squadra, attrezzatura o passaggio di carico.
5. Condividi la vista operativa: chi coordina consulta l’intero palinsesto; chi lavora in una location può concentrarsi sulla sua giornata.

Esempio: scarico comune dalle 08:00 alle 09:00, soundcheck in Sala A alle 09:00 e preparazione video in Sala B alle 09:15. La griglia aiuta a leggere gli orari insieme; la disponibilità effettiva di persone e materiali resta da verificare da parte del responsabile.

In CronoVent puoi rappresentare le attività comuni su tutta la location e gli appuntamenti nelle rispettive sale. Il caso roBOt Festival racconta questo tipo di coordinamento, compresi gli orari oltre mezzanotte. Se parti da un foglio, leggi anche quando scegliere un software per il cronoprogramma.

Esempio: una lezione alle 10 in teatro

Un appuntamento pubblico di un’ora può richiedere diverse attività preparatorie. Ecco un esempio illustrativo, da adattare ai tempi della produzione.

Le attività tecniche restano visibili nel programma, ma sono escluse dal conteggio degli appuntamenti. Il numero degli incontri non viene così confuso con quello delle operazioni di preparazione.

Schede tecniche e documenti: dove mettere ogni informazione

Nella location raccogli ciò che vale per quello spazio: dotazione confermata, note, referente e squadre. Con “Info location” apri i dettagli senza occupare la schermata del programma.

Il pulsante “Documenti location” raccoglie liste materiali, schemi unifilari dell’impianto elettrico, schemi audio, video e luci, planimetrie, layout e rider tecnici. I documenti sono scaricabili da chi può consultare la location. Il caricamento avviene da “Modifica location”, con un limite di 4 MB per file.

Nell’appuntamento inserisci le richieste specifiche dell’artista o del relatore, le note visibili ai tecnici, le verifiche aperte e gli allegati pertinenti. Una richiesta di quattro radiomicrofoni appartiene alla scheda dell’incontro; lo schema dell’impianto del teatro appartiene alla location.

Condividere il programma con i tecnici, anche da telefono

Chi deve consultare il programma entra con il codice o il link della manifestazione e l’eventuale password di visualizzazione scelta dal responsabile. Non serve un account cliente per leggere il programma. Gli account personali sono invece utili a responsabili e collaboratori che lavorano agli eventi.

Dal telefono, il tecnico sceglie il giorno e la propria location. I giorni vanno a capo quando lo spazio non basta; “Info location” e “Documenti location” aprono le informazioni di servizio su richiesta. Gli appuntamenti restano al centro della schermata.

I permessi stabiliscono quali recapiti e informazioni della squadra sono condivisi. Prima di inviare il link, controlla la vista tecnico. Per lavorare sul programma serve una connessione: una pagina lasciata aperta non equivale a una copia disponibile offline.

Rilanci streaming e registrazioni

Quando un incontro viene seguito in altre location, configura le destinazioni del rilancio dall’appuntamento principale. I collegamenti tra le schede aiutano a risalire all’origine e a mantenere coerente il programma.

Per gli incontri da registrare, l’indicatore “Da registrare” è visibile anche ai tecnici. La sezione Registrazioni segue grezzo caricato, video esportato e video consegnato; la sua visibilità può essere riservata oppure pubblica in consultazione. I video restano sul tuo sistema di archiviazione.

Domande frequenti sul cronoprogramma eventi

Coordinare collaboratori e responsabilità

Come assegnare ruoli e accessi alle squadre tecniche: una guida agli incarichi, alla collaborazione con più service e alla protezione del programma con il lucchetto.