Perché è nato CronoVent: dai fogli Google al programma condiviso

Il punto di partenza: anni di programmi sui fogli Google

CronoVent nasce da un’esigenza concreta di Andrea Matteo Bassi, di REC Eventi: dopo anni di cronoprogrammi preparati su fogli Google, sentiva che serviva qualcosa di più.

Il foglio di calcolo è stato il punto di partenza: uno spazio flessibile per mettere in ordine giornate, orari e location. Ma il programma di una manifestazione non è soltanto un insieme di celle. Intorno a ogni incontro ci sono una squadra, esigenze tecniche, prove e documenti da consultare.

La domanda da cui parte CronoVent è semplice: come dare a chi lavora all’evento un accesso più diretto alle informazioni che gli servono?

Dall’elenco degli orari al lavoro delle squadre

Un titolo e un orario raccontano solo una parte dell’appuntamento. Per prepararlo servono risposte precise: in quale location si svolge? Quali microfoni sono richiesti? È previsto un contributo remoto? Va registrato? C’è ancora qualcosa da confermare?

CronoVent raccoglie queste informazioni nella scheda dell’appuntamento. Giorno, ora e location restano il riferimento del programma; note, esigenze e allegati sono raggiungibili aprendo l’attività.

Questa è la direzione del progetto: rendere più semplice il passaggio dal programma generale alle informazioni operative, senza dover trasformare ogni scheda tecnica in una colonna aggiuntiva.

Una vista generale e una vista per la propria location

Chi coordina una manifestazione deve poter leggere il programma nel suo insieme. Chi lavora in un luogo specifico ha bisogno di concentrarsi sulla propria giornata.

Da qui le due viste: il palinsesto distribuisce gli appuntamenti per orario e location; “La mia location” raccoglie le attività del luogo selezionato. Le location sono identificate anche dalla città, per distinguere spazi simili in comuni diversi.

Le informazioni generali dello spazio si aprono con “Info location”, mentre liste materiali e schemi si trovano in “Documenti location”. Il programma resta leggibile e i dettagli rimangono a portata di mano.

La consultazione deve funzionare anche sul campo

Un programma tecnico viene letto anche dal telefono. Per questo i giorni si dispongono su più righe quando necessario e i documenti si possono scaricare dalla vista della location.

Chi deve consultare entra con il link o il codice dell’evento e l’eventuale password di visualizzazione. Chi lavora al programma usa gli accessi di modifica previsti. Il responsabile può così distribuire la consultazione alla squadra mantenendo distinti i ruoli.

Un progetto che prende forma attraverso l’uso

Le scelte del portale vengono affinate anche attraverso prove e riscontri sulle singole funzioni: l’ordine dei campi di un appuntamento, la posizione dei documenti o lo spazio occupato dalle informazioni di una location.

È il percorso che ha portato dai fogli Google a CronoVent: costruire uno strumento dedicato a programmi, persone e attività tecniche. Chi vuole capire come si traduce nel lavoro quotidiano può partire dalla guida al cronoprogramma di un festival oppure esplorare la demo.