Che cos’è il cronoprogramma tecnico di un evento?
È il programma operativo che collega ogni attività a un giorno, un orario e una location, aggiungendo le informazioni necessarie a realizzarla. Il programma per il pubblico presenta incontri e spettacoli; quello tecnico comprende anche convocazioni, prove, soundcheck, montaggi e smontaggi.
Per ciascun appuntamento deve essere facile trovare le esigenze audio, video e luci, le note per i tecnici, i documenti e gli eventuali collegamenti con altre attività. Per questo conviene distinguere le informazioni della location da quelle del singolo incontro.
Come organizzare il cronoprogramma di un festival
- Definisci giornate e location. Inserisci anche i giorni di allestimento. Usa nomi coerenti, come “MODENA | Teatro”, per distinguere gli spazi quando lavori su più città.
- Inserisci gli appuntamenti. Titolo, categoria, luogo, data e ora di inizio sono il punto di partenza. Aggiungi l’orario di fine quando è noto: aiuta a leggere l’occupazione degli spazi.
- Aggiungi il lavoro tecnico. Convocazioni e macro attività di montaggio e smontaggio hanno orari propri. Prove e soundcheck possono essere collegati all’appuntamento principale.
- Completa le richieste operative. Specifica microfoni, proiezione, playback, luci, collegamenti remoti e necessità di registrazione. Scrivi indicazioni concrete e verificabili.
- Segnala ciò che manca. Usa le segnalazioni da verificare per distinguere i dubbi dalle informazioni confermate. Quando risolvi un dubbio, aggiorna il campo pertinente e togli la segnalazione.
- Controlla e condividi. Rileggi il programma per giornata e location, verifica gli accavallamenti e prova la vista tecnico prima di distribuire il link.
Due attività contemporanee non rappresentano necessariamente un problema. Verifica se richiedono le stesse persone o attrezzature: CronoVent rende leggibili le sovrapposizioni, mentre la valutazione delle risorse resta al responsabile.
Esempio: una lezione alle 10 in teatro
Un appuntamento pubblico di un’ora può richiedere diverse attività preparatorie. Ecco un esempio illustrativo, da adattare ai tempi della produzione.
| Orario | Attività | Informazioni da preparare |
|---|---|---|
| 08:00 | Convocazione squadra | Location, referente e indicazioni di accesso. |
| 08:30 | Controllo impianti | Lista materiali e schemi audio, video ed elettrici. |
| 09:15 | Prova / soundcheck | Microfoni, playback e prova del collegamento remoto. |
| 10:00–11:00 | Lezione | Esigenze tecniche, note operative e indicatore “Da registrare”. |
| 11:00 | Cambio palco | Operazioni necessarie per l’appuntamento successivo. |
Le attività tecniche restano visibili nel programma, ma sono escluse dal conteggio degli appuntamenti. Il numero degli incontri non viene così confuso con quello delle operazioni di preparazione.
Schede tecniche e documenti: dove mettere ogni informazione
Nella location raccogli ciò che vale per quello spazio: dotazione confermata, note, referente e squadre. Con “Info location” apri i dettagli senza occupare la schermata del programma.
Il pulsante “Documenti location” raccoglie liste materiali, schemi unifilari dell’impianto elettrico, schemi audio, video e luci, planimetrie, layout e rider tecnici. I documenti sono scaricabili da chi può consultare la location. Il caricamento avviene da “Modifica location”, con un limite di 4 MB per file.
Nell’appuntamento inserisci le richieste specifiche dell’artista o del relatore, le note visibili ai tecnici, le verifiche aperte e gli allegati pertinenti. Una richiesta di quattro radiomicrofoni appartiene alla scheda dell’incontro; lo schema dell’impianto del teatro appartiene alla location.
Condividere il programma con i tecnici, anche da telefono
Chi deve consultare il programma entra con il codice o il link della manifestazione e l’eventuale password di visualizzazione scelta dal responsabile. Non serve un account cliente per leggere il programma. Gli account personali sono invece utili a responsabili e collaboratori che lavorano agli eventi.
Dal telefono, il tecnico sceglie il giorno e la propria location. I giorni vanno a capo quando lo spazio non basta; “Info location” e “Documenti location” aprono le informazioni di servizio su richiesta. Gli appuntamenti restano al centro della schermata.
I permessi stabiliscono quali recapiti e informazioni della squadra sono condivisi. Prima di inviare il link, controlla la vista tecnico. Per lavorare sul programma serve una connessione: una pagina lasciata aperta non equivale a una copia disponibile offline.
Rilanci streaming e registrazioni
Quando un incontro viene seguito in altre location, configura le destinazioni del rilancio dall’appuntamento principale. I collegamenti tra le schede aiutano a risalire all’origine e a mantenere coerente il programma.
Per gli incontri da registrare, l’indicatore “Da registrare” è visibile anche ai tecnici. La sezione Registrazioni segue grezzo caricato, video esportato e video consegnato; la sua visibilità può essere riservata oppure pubblica in consultazione. I video restano sul tuo sistema di archiviazione.
Domande frequenti sul cronoprogramma eventi
Posso iniziare con un foglio di calcolo?
Sì. Un foglio può aiutarti a raccogliere il programma iniziale. Quando scegli uno strumento condiviso, verifica soprattutto come gestisce le informazioni per location, gli accessi e gli aggiornamenti. In CronoVent inserisci e organizzi il programma nel portale.
CronoVent gestisce festival su più città?
Sì. Ogni manifestazione può avere più giornate e location; nei menu gli spazi sono identificati come CITTÀ | LOCATION.
I tecnici devono installare un’app?
No, consultano il programma dal browser del computer o del telefono usando il link o il codice ricevuto.
Posso dare accesso a più collaboratori?
Sì. Il responsabile dell’organizzazione può creare account collaboratore per lavorare agli eventi. I collaboratori non accedono al profilo di fatturazione.
Come funzionano prova e licenze?
La prova dura sette giorni dalla conferma dell’email, senza carta e senza addebiti automatici. Per proseguire scegli una licenza dal portale. Il pagamento è attualmente tramite bonifico e l’attivazione avviene dopo la verifica dell’incasso. Trovi le opzioni nella sezione prezzi.
La demo contiene programmi di clienti reali?
No. Il programma demo è inventato. Dopo la registrazione e la conferma dell’email viene predisposta una copia privata modificabile per la prova.
Approfondisci: perché è nato CronoVent e quali documenti preparare per ogni location.
Prova a organizzare il tuo primo programma
Esplora la demo per vedere come sono collegati giorni, location e appuntamenti. Poi attiva la prova e lavora sulla tua copia privata.
Vuoi capire se CronoVent è adatto alla tua manifestazione? Scrivi a info@cronovent.it.